メッサは「首都圏ソフトウェア協同組合」だが、加盟企業の地域は広範で、沖縄、青森、名古屋、静岡など首都圏以外にも多数の組合メンバーがいる。首都圏以外のメンバーは東京で開催する行事に出るのは難しく、サービスに差があるのが、長い間、気がかりだった。しかし、どうやら、地域格差を埋める方法が見つかりそうである。テレビ会議システムの利用である。
先月、組合に加盟したブイキューブ(V-CUBE)社のテレビ会議システムサービスのデモを見て実感した。デモをしてもらったサービスはPC（スマートフォンでも可能）などが10台まで同時に参加できるもので、インターネットにつながりさえすればオフィスでも家庭でも、ホテルでも喫茶店からでも会議に参加できる。貸し会議室のイメージで、参加する人にあらかじめ利用する開始会議室のURLとパスワードを送信して、予約時間にメンバーがブイキューブのサイトにアクセスすると会議に参加できる、という仕組みである。ウェブカメラ、スマートフォンのカメラなどで映像を送って、会議画面に映し出しても良いし、自分の映像を出したくなければ会議の様子は画面で見て、声だけで参加する方法もある。
毎月、泉岳寺で開催される協議会の様子をテレビ会議システムで映して、遠隔地のメンバーはその時間に会議システムにアクセスして参加する、という仕組みができる。アーカイブもできるので、時間が合わなかった人は後からアクセスすれば良い。ワードやエクセル、パワーポイントの資料なども表示して、参加者で議論しながら修整してゆく仕組みもあるので、予算やスケジュールの検討などもできる。
それだけでも価値がありそうだが、もっと別のことも検討すべきだと思っている。会員企業が月間5時間程度、無料でこの会議システムを利用することができる、というサービスをメッサで提供したらどうか。組合メンバーであれば、会議室を予約してＵＲＬとパスワードをそのたびごとに習得して自由に使えば良い。各メンバーは自分の会社の会議や取引先との打ち合わせ、社員との打ち合わせなどに月間5時間まで無料で利用する。特に沖縄や青森など、移動に交通費と時間がかかるメンバーにとっては、東京の取引先や駐在者との打合せがテレビ会議で代替できるメリットは大きい。1回の出張を会議システムに変えられれば、5万円以上の出費が抑えられて、それだけで、組合費1万円は十分に取り戻せる。
もちろん、首都圏の組合メンバーでも、パートナーとの面接や予定がタイトで移動が難しいときなどに、打ち合わせに利用することもできるだろう。
1会議室を利用するのに使用料金は月間8万円弱。上限10端末が同時アクセスで時間が無制限の料金である。月間20時間のメニューで4万5000円。組合としては無制限のコースが適切だろう。組合の出費は増えるが、この会議システムを無料で利用するメリットを享受するためだけに加盟してくる企業が出れば、8社、新たに加盟するだけで費用は回収できる。
実際にデモを見れば、ここまで、この料金でテレビ会議を利用できるようになったのか、とテレビ会議システムの時代が到来したことを実感せざるを得ない。無料なら、ということでスカイプを利用して、途中でぶつぶつ切れて、その修復に無駄な時間を費やされて「テレビ会議など使えない」と立腹したイメージが残っていたが、タダほど高いものはなかっただけだ。SaaSの発達、専用のサービス会社の成長で、電話をかける感覚でテレビ会議システムを低コストで責任をもって提供する会社が出てきたのである。
そういう時代にITの専門企業であるメッサのメンバーがテレビ会議も利用していないというのでは、世間に向けて恥ずかしい。組合が負担し、メンバーは一定時間を無料で利用できる仕組みをぜひとも実現したい。